2.2 - Un Entorno que Fomente la Concentración

La falta de concentración no sólo proviene de las interrupciones externas. Nosotros también tenemos la culpa: ponemos música, tenemos fondos de pantalla que se actualizan mágicamente, tenemos salas de chat IRC que se desplazan y clientes de mensajes instantáneos que intentan captar nuestra atención. El desorden distrae al ojo, que a su vez distrae al cerebro. Un escritorio desordenado (tanto físico como en el ordenador) está lleno de distracciones.

Dedica unos minutos a limpiar tu escritorio. Personalmente, me resulta muy difícil limpiar mi escritorio, así que he desarrollado un mantra de limpieza de la oficina:

En caso de duda, tíralo.

A continuación, sigo este plan de tres pasos:

1. Archivar las cosas que se pueden archivar.
   
   
2. Tomar las cosas inacabadas y ponerlas en una pila para hacerlas pronto.
   
   
3. Poner todas las cosas restantes en un sobre grande con la leyenda: “Si no he abierto esto dentro de tres meses, puedo tirarlo”. Luego cierra el sobre.
   
   

Dentro de tres meses necesitaré una fuerza de voluntad extrema para tirar el sobre sin mirar el contenido. La cuestión es que no paso mucho tiempo pensando en cada cosa y preocupándome de que pueda necesitarla más adelante. Cuando me decido a tirar el sobre me repito el siguiente mantra:

En caso de duda, tíralo. Si alguna vez lo necesito, puedo pedir una copia.

También me ha resultado útil retirar carteles, calendarios y otras cosas que están en mi línea de visión directa. Todavía tengo muchos carteles, pero no están en mi línea de visión directa. Cuando estoy sentado en mi escritorio frente al ordenador, quiero paredes en blanco, nada que me distraiga.

Por último, una vez que tengas un entorno de trabajo visualmente despejado, haz lo mismo con tu ordenador. Elimina los iconos del escritorio, apaga todos los clientes de mensajería instantánea, los reproductores de música, los teletipos de bolsa y los teletipos de noticias, y cierra tu programa de correo electrónico. Soy un adicto al correo electrónico, y si sé que tengo un nuevo correo, lo leo. Podría pasarme todo el día esperando el siguiente mensaje de correo electrónico. En cambio, es mucho mejor abrir el programa de correo electrónico cada dos o tres horas, leerlo todo y cerrar el programa. No me preocupa perderme los mensajes urgentes. Si es tan urgente que se va a acabar el mundo, estoy seguro de que alguien pasará por mi despacho y me lo dirá (o quizás vea una visión que me diga lo que tengo que hacer).

Dos cosas que han contribuido a mi productividad: una reducción significativa de los juegos de ordenador y el alejamiento de la mensajería instantánea cuando tengo que trabajar.

Victor Raymond http://www.livejournal.com/users/badger2305

Dedica unos minutos ahora mismo a hacer todas estas cosas.

No, en serio, deja de leer y hazlas. Te prometo que este libro estará aquí cuando hayas terminado. Sé que te gustan las cosas que te distraen y odias verlas desaparecer. Tú también les gustas. Por eso siempre están apareciendo y diciendo: “¡Mírame! Mírame!” Deshazte de ellas.

He conocido a personas que dicen que trabajan mejor con muchas distracciones, como tener la televisión o la radio de fondo. Cuando somos más jóvenes y no nos importa tanto la disciplina, tener muchas distracciones no parece un problema. También tenemos menos responsabilidades y plazos, además de menos presión para hacer las cosas. A medida que envejecemos, nuestras necesidades cambian y el entorno en el que nos sentimos cómodos trabajando también cambia. Prueba a desordenar tu entorno de trabajo durante una semana y comprueba si te ayuda. Es posible que te saque de los hábitos desarrollados cuando eras, básicamente, una persona diferente.

La administración de sistemas es un trabajo en el que la multitarea es la norma. Estamos descargando las nuevas ISOs de nuestra distro de Linux favorita mientras restauramos un archivo desde una cinta de backup, y leyendo el correo electrónico mientras respondemos a un IM; mientras tanto, tenemos 15 ventanas abiertas cada una haciendo algo diferente. Nos encanta.

Esto es algo bueno. Si vamos a tardar una hora en descargar una imagen ISO, el mejor uso de nuestro tiempo es iniciarla y luego hacer otra cosa. Una vez que la descarga se inicia con éxito, no necesita nuestra atención. Podemos volver a comprobarlo más tarde.

El problema es que a veces nos extendemos demasiado. Nos confundimos. Cometemos errores y tenemos que dar un rodeo para arreglar los problemas que hemos causado. También he visto a administradores de sistemas con tantas ventanas abiertas que pasaban más tiempo buscando la ventana adecuada para realizar una tarea que haciendo el trabajo en esa ventana.

He aquí algunos trucos que me ayudan:

• Ser consciente de qué tareas hay que hacer en multitarea y cuáles no. Las buenas tareas para la multitarea son las de “prisa y espera”, como la descarga de un archivo grande, la compilación de un programa de gran tamaño o la espera de que se complete una copia de seguridad o restauración larga. Cualquier otra cosa no debería ser multitarea. Haz bien una tarea a la vez en lugar de hacer mal muchas cosas a la vez. Dedica toda tu atención a la prioridad principal. Para asegurarte de que no te olvidas de volver a las otras tareas, anótalas en tu lista de tareas pendientes (véase el capítulo 5).

• Sé consciente de tu nivel de estrés y de sueño. Si está cansado o sometido a mucho estrés, realice menos tareas múltiples. Hay días en los que estoy cansado, de mal humor y muy frustrado. De repente me doy cuenta de que estoy trabajando en tantas cosas a la vez que no consigo hacer nada. Cierro todas las ventanas, mis mensajes instantáneos, mi iTunes, etc. Respiro profundamente. Entonces elijo la única cosa que es mi máxima prioridad y la hago sin ninguna otra multitarea. Me siento muy bien.

• Organiza tus ventanas con un gestor de ventanas virtual. En lugar de tener 50 ventanas abiertas en una pantalla, un gestor de ventanas virtuales te permite agrupar las ventanas en pantallas. Por ejemplo, yo puedo tener seis pantallas virtuales. Una la utilizo para leer el correo electrónico, otra para supervisar mis sistemas, otra para trabajar en los problemas de nuestro sistema de seguimiento de solicitudes, etc. En lugar de tener todas esas ventanas abarrotando una pantalla, están bien organizadas y fuera del camino cuando no estoy trabajando en ellas.

• Organice sus ventanas siempre de la misma manera. Pasarás menos tiempo buscando la ventana correcta, y reducirás el riesgo de escribir un comando en la ventana equivocada, si siempre organizas las ventanas de tu pantalla (o pantallas virtuales) de la misma manera. Por ejemplo:

• Cuando comparo dos versiones del mismo documento, siempre pongo la ventana que muestra la versión más antigua a la izquierda y la de la versión más reciente a la derecha.

• Una vez trabajé con máquinas en Londres que tienen pares de failover en Estados Unidos. Siempre ponía la ventana de Londres a la derecha (mi razonamiento era mnemotécnico: Londres está al este de los Estados Unidos).

• Cuando escribo código Perl, siempre uso las mismas tres disposiciones de ventanas: un editor de texto (ventana ancha, arriba a la izquierda), el lugar donde ejecuto/pruebo el programa y/o preparo la entrada (ventana estrecha, arriba a la derecha), y el lugar donde reviso la salida (ventana ancha en la parte inferior).

• Cuando estoy viendo los archivos de registro de varias máquinas para ver su interacción combinada, siempre coloco las ventanas en el orden en que fluyen los datos (de arriba a abajo).

• Utiliza las ventanas para crear un espacio de trabajo agradable. Las ventanas de comandos (shell) son gratis, así que no seas tacaño. Me vuelve loco ver a un administrador de sistemas junior que utiliza muy pocas ventanas. Un ejemplo común es en los sistemas Unix o Linux cuando uno está depurando un problema de correo electrónico. He sido testigo de administradores junior que envían un mensaje de prueba, y luego tratan de escribir el comando para mostrar la cola del archivo de registro de correo electrónico lo suficientemente rápido como para atrapar las líneas relacionadas con su mensaje de prueba. Luego muestran si el correo electrónico fue entregado correctamente, lo que desplaza el registro fuera de la parte superior de la ventana, perdiendo información crítica. Luego editan la configuración, guardan el archivo, salen y envían un nuevo mensaje de prueba. ¡Detenga la locura! No te lances sin más, prepara tu espacio de trabajo. Crea cuatro ventanas:

• Una amplia que ejecute tail -f /var/log/mail.log para mostrar el archivo de registro en tiempo real, imprimiendo más líneas a medida que aparecen en el registro. Deja que se ejecute mientras realizas los otros pasos.

• Una pequeña ventana que tiene el comando echo test | mail -s test testuser@example.com. Utilizarás el historial de comandos para repetir ese comando una y otra vez cada vez que necesites enviar un mensaje de prueba.

• La siguiente ventana será donde edites el archivo de configuración del sistema de correo. Guardará el archivo, pero no saldrá del editor. Déjelo en funcionamiento.

• La última ventana es donde se comprueba si el correo electrónico ha llegado.

Ahora puede ver todas las pantallas relacionadas al mismo tiempo, lo que facilita su trabajo. Puedes cambiar entre las distintas facetas de lo que estás haciendo moviendo los ojos, no escribiendo comandos. Mucho mejor.

A algunas personas les resulta más fácil concentrarse en determinados momentos del día. Parte de la creación de un entorno que fomente la concentración es averiguar cuál es el mejor momento para estar concentrado, es decir, cuándo te cuesta menos esfuerzo mantenerte concentrado. Cuando programo la actividad mental para mi hora de máxima concentración, siento que he cambiado a mi “gran cerebro”. Tómate un momento para pensar en las diferentes partes del día. ¿Crees que tu cerebro funciona mejor por la mañana? ¿A media mañana? ¿Después de comer? ¿Por la tarde? ¿Al final de la tarde? ¿Por la noche? Rara vez las personas técnicas se llaman a sí mismas “personas matutinas”, pero eso podría no estar relacionado con su capacidad de concentración una vez que se levanta de la cama.

Tu hora punta de actividad física puede ser diferente a tu hora pico de actividad mental. Si eres como yo, te sientes somnoliento después de comer y te encuentras cabeceando en tu puesto de trabajo y no puedes mantener la concentración. Aprovecha lo que de otro modo sería un periodo de “inactividad” mental y dedica ese tiempo a hacer trabajo físico, como instalar nuevo hardware en un rack o pasar cables.

Una vez que hayas determinado tu momento de máxima concentración, ¿cómo puedes aprovecharlo al máximo? Reorganiza tu día para trabajar en proyectos durante la hora pico. Si tienes una reunión programada durante esa hora, muévela. No utilices las horas pico para ponerte al día con el correo electrónico o hacer llamadas telefónicas. Esas pueden ser tareas importantes, pero no requieren tu gran cerebro. (En el capítulo 5, hablo más sobre la planificación del día).

La regla de la primera hora es que la primera hora de la jornada laboral suele ser la más tranquila en una oficina. No soy una persona madrugadora, pero si puedo llegar al trabajo temprano, puedo hacer mucho más en la primera hora que durante todo el resto del día debido a la falta de interrupciones.

¿Cómo pasas la primera hora del día? Seguro que la pasas poniéndote al día con el correo electrónico y el buzón de voz. En lugar de dejar que estas tareas consuman tu primera hora, ¿por qué no compruebas tu correo electrónico en busca de líneas de asunto que parezcan importantes (o correos electrónicos de tu jefe), los lees y luego apagas tu cliente de correo electrónico? Ahora dedica esa primera hora a un proyecto. No tendrás tantas interrupciones y el correo electrónico estará ahí cuando termines. Además, si vas muy temprano, no hay nadie en la oficina que pueda leer tus respuestas, así que ¿qué prisa hay?

Si tienes un sistema de monitorización de la red (y deberías tenerlo) puedes comprobar la vista del panel de control y estar seguro de que todo está bien y no tienes que buscar información más detallada sobre el estado del sistema. Por ejemplo, yo utilizo el programa de código abierto Nagios (http://www.nagios.org) para supervisar los servicios de los que soy responsable, como los servidores de correo electrónico, los routers, los servidores web, etc. Cuando llego por la mañana, puedo mirar la página de resumen y ver que todos los indicadores están en verde y estar seguro de que puedo dedicar mi primera hora a los proyectos, sin preocuparme de que algo esté caído y yo no lo sepa. Empecé mi configuración de Nagios muy pequeña, sólo monitorizando si un determinado router estaba funcionando y si el puerto SMTP estaba respondiendo en nuestro servidor de correo electrónico. A partir de ahí fui ampliando la configuración a medida que cada interrupción me ayudaba a encontrar algo más que debía ser monitorizado. (Se puede encontrar más información sobre Nagios en Essential System Administration de O'Reilly).

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